公司印章管理的十七個(gè)核心問題

一、公司印章分哪幾種，分別有什么用途？

公司印章主要分為五種：

（1）公章，用于公司對(duì)外事務(wù)的處理，工商、稅務(wù)、銀行等外部事務(wù)處理事需要加蓋。

（2）財(cái)務(wù)專用章，用于公司憑證的出具，出具支票時(shí)需要加蓋，有時(shí)候稱為銀行大印鑒。

（3）合同專用章，顧名思義，通常在公司簽訂合同時(shí)需要加蓋。

（4）法定代表人章，用于特定的用途，公司出具票據(jù)時(shí)也要加蓋此印章，通常稱為銀行小印鑒。

（5）發(fā)票專用章，在公司開具發(fā)票時(shí)需要加蓋。

二、刻制公司印章需要什么程序和手續(xù)？

通常來說，企業(yè)需要拿著稅務(wù)登記證副本，營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本，法人身份證，先到公安局登記備案，公安局開出證明后，到指定的地點(diǎn)刻章，一般需提供以上材料的原件及復(fù)印件。

三、印章被盜、搶或丟失了怎么辦？

如果確屬印章被盜(搶)，則因印章的使用而發(fā)生的爭(zhēng)執(zhí)，企業(yè)不承擔(dān)責(zé)任。

首先，因?yàn)楣略诠矙C(jī)關(guān)有備案，所以丟失后*步應(yīng)該由法人代表帶身份證原件及復(fù)印件、工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件到丟失地點(diǎn)所轄的派出所報(bào)案，領(lǐng)取報(bào)案證明。

第二個(gè)步驟是要讓大眾知曉丟失的公章已經(jīng)作廢，所以公章丟失后的第二個(gè)步驟就是持報(bào)案證明原件及復(fù)印件，工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件在市級(jí)以上每日宣傳發(fā)行的報(bào)紙上做登報(bào)聲明，聲明公章作廢。

報(bào)紙會(huì)在第二天刊登。在哪個(gè)報(bào)紙登報(bào)聲明可詢問當(dāng)?shù)毓ど叹郑總€(gè)地方規(guī)定不同。這里需要提醒*警惕的是，大部分報(bào)社都會(huì)要求公司全體股東到場(chǎng)簽定同意登報(bào)聲明才許可予以登報(bào)，這也為許多公司的公章遺失補(bǔ)辦設(shè)置了一定障礙。

第三個(gè)步驟是持以下文件到公安局治安科辦理新刻印章備案：《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》副本復(fù)印件、法定代表人身份證復(fù)印件2份、企業(yè)出具的刻章證明、法人委托授權(quán)書、所有股東身份證復(fù)印件各1份、股東證或者工商局打印的股東名冊(cè)、派出所報(bào)案回執(zhí)及登報(bào)聲明的復(fù)印件。

第四個(gè)步驟，辦理好新刻印章登記后就可以在公安局治安科的指導(dǎo)下新刻印章了，新刻的印章需要與一直丟失的印章有所不同，些許不同也可以。

*后一步就是持以上辦理的材料到印章店刻一個(gè)新的印章了。

四、大股東把持公章使公司的運(yùn)營(yíng)進(jìn)入僵局，其他股東能否重刻公章？

公司股東之間，或董事長(zhǎng)與總總經(jīng)理之間等因內(nèi)部管理糾紛引發(fā)的印章較量，公安機(jī)關(guān)一般不會(huì)給予辦理印章的丟失備案，即比較難以獲得印章的重新刻制，而且即使重新刻制，公司還是會(huì)面臨兩枚印章不具備同等法律效力的局面。

五、不同的印章是否有法律效力大小的區(qū)別？

沒有規(guī)范意義上法律效力大小的區(qū)別，只要是符合法性律規(guī)定的蓋章要求并且意思表示想像，印章均有效。但是，由于印章的使用范圍大小不同，導(dǎo)致人們以為印章有效力大小之分。

公章在所有印章中具有*廣的使用范圍，是法人權(quán)利的象征，在現(xiàn)行的立法和司法實(shí)踐中，審查是否蓋有法人公章成為斷定民事活動(dòng)是否成立和生效的重要標(biāo)準(zhǔn)。

除法律有特殊規(guī)定外(如發(fā)票的蓋章)，均可以公章代表法人人格，對(duì)外簽訂合同及其他法律文件，具有極高的法律效力，凡是以公司名義發(fā)出的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他公司材料均可使用公章。

六、公章可以代替合同專用章嗎？

可以。在合同、協(xié)議的簽訂中，公章和合同專用章具有同等法律效力。

*高人民上訴法院《關(guān)于在審理經(jīng)濟(jì)糾紛案件中涉及經(jīng)濟(jì)犯罪嫌疑若干問題的規(guī)定》第四條將公章與合同專用章并列使用，也足夠說明公章與合同專用章在合同簽訂方面的效力是一樣的。

七、什么情況下不能使用電子印章？

除了法律法規(guī)規(guī)定不適用電子文書的情況，都可以互不侵犯使用電子印章。

電子印章不適用于：

（1）涉及婚姻、收養(yǎng)、繼承等人身關(guān)系的；

（2）涉及土地、房屋等不動(dòng)產(chǎn)權(quán)益轉(zhuǎn)讓的；

（3）涉及關(guān)閉供水、供熱、供氣、供電等公用事業(yè)服務(wù)的；

（4）法律、行政部門法規(guī)規(guī)定的不適用電子文書的其他情形。

八、合同上沒有加蓋合法有效的公章但有法定代表人簽字，合同是否有效？

有效，除非約定合同生效需簽字并蓋章。

《合同法》第三十二條規(guī)定：“當(dāng)事人采用合同書型式訂定合同的，自和解當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立?！币?yàn)榉ǘù砣艘怨久x從事民事活動(dòng)時(shí)代表公司，因此僅有法定代表人簽字也能使合同成立生效。真誠，雖然沒有加蓋公章，但如果在合同上簽字的人得到了公司相應(yīng)的授權(quán)，那么合同一樣是有效的。

九、公章外借他人使用，他人私下簽訂的貸款合同是否有效？

有效。公司作為獨(dú)立的企業(yè)法人，公司印章是其對(duì)外進(jìn)行活動(dòng)的有形代表和法律憑證，公司負(fù)責(zé)人或其他管理人員，經(jīng)過公司授權(quán)后，只是印章暫時(shí)的持有者和交給者，其行使公司印章所產(chǎn)生的權(quán)利義務(wù)，應(yīng)由該公司來承擔(dān)責(zé)任，而不應(yīng)由持有者或保管者承擔(dān)責(zé)任。

公司自愿將公司印章外借他人使用，應(yīng)視為公司授權(quán)他人使用公司印章，該印章所產(chǎn)生的權(quán)利義務(wù)關(guān)系應(yīng)由該公司承擔(dān)。因此，公章外借他人使用并私下簽訂的擔(dān)保合同有效，公司需要承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任。

十、合同上加蓋分公司的印章是否有效？

分公司雖然沒有獨(dú)立法人地位，但分公司也領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照，能夠成為民事訴訟的被告，因此在合同上加蓋分公司的印章，一般也認(rèn)定合同有效，相關(guān)的民事責(zé)任由總公司承擔(dān)。

十一、公司經(jīng)營(yíng)過程中在印章方面會(huì)遇到哪些風(fēng)險(xiǎn)？

公司在印章方面常見的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾種：

（1）他人使用假冒的印章；

（2）他人使用掃描打印出來的印章；

（3）對(duì)方使用的是沒有備案、沒有資質(zhì)的內(nèi)設(shè)部門章；

（4）使用有數(shù)碼符號(hào)的印章；

（5）同時(shí)使用多枚印章。

由于上述風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)，公司企業(yè)應(yīng)該提高警惕，在交易時(shí)做好審查工作。例如，可以通過要求對(duì)方提供公司局的刻章許可或者委托律師調(diào)查對(duì)方的印章備案情況來安全檢查印章的真?zhèn)涡?，仔?xì)審查是否有油印等公章正常使用時(shí)所具有的印跡，拒絕對(duì)方不符合規(guī)范地使用印章等。

十二、公司更改名稱后已使用新印章，蓋有原印章的合同對(duì)公司是否仍有效力？

有效。企業(yè)名稱的變更并不影響變更后的公司承擔(dān)原公司的債務(wù)，蓋有原企業(yè)名稱印章的文件對(duì)變更后的公司依然具有法律效力，因此對(duì)原企業(yè)名稱印章應(yīng)當(dāng)妥善保管，可以明確保管人，必要時(shí)可以對(duì)該印章進(jìn)行銷毀并登記備案，以降低法律風(fēng)險(xiǎn)。

十三、如何辨別印章的真假？

（1）看字體。根據(jù)前述規(guī)定，印章必須要用宋體字，如果對(duì)方加蓋的印章并非宋體字，應(yīng)該就是假冒的印章了。

（2）看顏色。由于質(zhì)材和力度的原因，真正加蓋的公章的顏色往往不均勻，而電腦制作的印章則顏色一致，而且也更加濃郁。

（3）看形狀，包括字的形狀和周圍圓心的形狀。

首先，無論是圓形還是橢圓形的印章，雖然字都不是橫平豎直的，但是每個(gè)字單獨(dú)看都是規(guī)規(guī)矩矩的正方形，不可能扭曲，或者上面胖下面瘦看起來呈梯形。

其次，其次是看印章周圍圓圈的形狀，這個(gè)圓圈是有一定厚度的，并且仔細(xì)看邊緣(包括印章上字的邊緣)，不可能非常不規(guī)則，經(jīng)常有一些小洞口、小突起或者小空白，這也是由于沾油墨和蓋印的過程中油墨的密度和蓋印的力度不一致造成的。電腦直接制作的印章就沒有這些問題，完美的只能用假來形容了。

（4）看眼光。雖然絕大多數(shù)人蓋章的時(shí)候都希望把章蓋的很正，但是總會(huì)發(fā)生一點(diǎn)點(diǎn)偏差，特別是圓形的印章更不好把握。但是電腦制作印章時(shí)命令行情況下肯定*是正的。

（5）看左邊。看看公章是蓋在協(xié)議的空白處，還是蓋在書寫上。

通常，真印章都蓋在公司名稱上，而制作粗劣的假印章都喜歡蓋在空白處，因?yàn)榧儆≌率请娔X做的，如果蓋在文字上就會(huì)擋住后面的文字。但是制作水平高一些的假印章為了看起來更真，也會(huì)蓋在文字上，這個(gè)時(shí)候你需要仔細(xì)看一下，印章上的字和紙上印刷的字重合的地方，如果是真印章即使重合了，后面的文字還是可以透過油墨顯示出來；而電腦制作的假印章，就會(huì)完全擋住下面的文字。

十四、企業(yè)在印章管理方面主要存在的問題有哪些？

（1）印章刻制的的業(yè)務(wù)流程不清晰，沒有審批程序，只要業(yè)務(wù)需要，*或部門就可隨便刻制印章，刻制后沒有下發(fā)正式動(dòng)工文件，沒有明確印章使用范圍和使用時(shí)間。

（2）印章刻制不在公安部門指定的單位進(jìn)行，不在公安機(jī)關(guān)備案，隨便找一家單位刻制公章，刻完就用，為之后發(fā)生印章使用風(fēng)險(xiǎn)埋下了負(fù)面影響。

（3）個(gè)別企業(yè)沒有印章管理方面的規(guī)章政策，使用印章未經(jīng)過嚴(yán)格審批。印章管理人員對(duì)使用印章材料不嚴(yán)格審查，更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開自己的視線或因自己沒時(shí)間讓他人代為蓋章，在沒有監(jiān)管人的情況下允許他人運(yùn)送印章吃飯。

（4）個(gè)別企業(yè)沒有統(tǒng)合的印章使用臺(tái)賬，采用一頁紙請(qǐng)示的方式，請(qǐng)示投入后，領(lǐng)導(dǎo)審批用印的簽批單由經(jīng)理辦公室保存，時(shí)間長(zhǎng)了很容易丟失，無法追溯。個(gè)別單位雖有統(tǒng)一的用印臺(tái)賬，但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)在材料上簽字直接上報(bào)的文件則沒有登記用印事務(wù)和用印人，以后涉及此類文件的問題同樣無法追溯，形成法律風(fēng)險(xiǎn)。

（5）個(gè)別企業(yè)印章保管制度不健全，未設(shè)專人保管，印章丟失或被盜后不及時(shí)報(bào)告，不及時(shí)報(bào)案，也不主動(dòng)在報(bào)紙上發(fā)布公告聲明作廢，從而找到了潛在的用印風(fēng)險(xiǎn)。

（6）個(gè)別企業(yè)為追求收益，允許不具備資質(zhì)的企業(yè)掛靠施工，個(gè)別情況下甚至允許掛靠單位使用公司印章，一旦掛靠單位出現(xiàn)問題，企業(yè)就要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

（7）個(gè)別企業(yè)不重視管理項(xiàng)目部印章，意識(shí)不到項(xiàng)目部印章對(duì)企業(yè)的重要性，項(xiàng)目部印章管理不規(guī)范，沒有限定項(xiàng)目部印章的使用范圍和使用審批程序，沒有設(shè)立項(xiàng)目部印章使用臺(tái)賬，形成了項(xiàng)目部印章管理的空白，給企業(yè)帶來不大的法律風(fēng)險(xiǎn)。

（8）個(gè)別企業(yè)印章被仿冒后，未采取正確的應(yīng)對(duì)措施，放任風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，給企業(yè)帶來了不可挽回的損失。

（9）個(gè)別企業(yè)在管理機(jī)構(gòu)單位、部門、項(xiàng)目部被撤銷和關(guān)閉后，沒有及時(shí)轉(zhuǎn)讓和銷毀這些單位的印章，造成印章的流失，形成了潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。

十五、公司印章的保管方面需要采取什么措施？

首先是建立日常保管制度：

（1）公司印章采取分級(jí)保管的制度，各類印章由各崗位專人依職權(quán)需要領(lǐng)取并保管；

（2）印章必須由專門保管人妥善保管，不得擅自委托他人保管并在其崗位事務(wù)中予以明確；

（3）公章應(yīng)妥善保管，注意安全，防止損毀、遺失和被盜。

其次是明確保管人責(zé)任：

（1）印章保管人必須妥善保管印章，不得遺失。如遺失，必須及時(shí)向公司辦公室報(bào)告；

（2）必須嚴(yán)格依照公司對(duì)印章的使用規(guī)定使用印章，未經(jīng)規(guī)定的程序，不得擅自使用；

（3）在使用中，保管人對(duì)文件和印章使用單簽署情況予以審核，同意的則用印，否決的則退回；

（4）檢查印章使用是否與所蓋章的文件內(nèi)容確定，如不符則不予蓋章；

（5）在印章使用中違反規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對(duì)違紀(jì)者予以處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或人物性格嚴(yán)重的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。

十六、專人管理公章方面有什么需要注意的嗎？

專人管理即由公司決定專屬的部門或者專職人員管理公章的使用、復(fù)刊以及登記，該類事項(xiàng)可以制定相應(yīng)的公司內(nèi)部制度加以完善。

目前，小型企業(yè)的公章一般由法定代表人掌控，如果法定代表人本身是公司股東，則一般較為穩(wěn)妥，雖然法定代表人身為股東本身不等同于公司，但是從風(fēng)險(xiǎn)防控上由于公司利益與股東利益原則上的兼容性，所以公章對(duì)外加印法定代表人會(huì)比較慎重。

公章由專人管理便于公章使用不當(dāng)時(shí)公司內(nèi)部責(zé)任的追查，同時(shí)掌管公章的人建議包括行政職能部門或者行政人員，避免公章管理人員與具有對(duì)外負(fù)責(zé)銷售或者采購的人員身份同一，因?yàn)楹笳邔?duì)外從事商務(wù)活動(dòng)容易使得權(quán)利的行使不透明，難以監(jiān)控其用章的正當(dāng)性或合理性。

十七、公司印章的使用管理方面需要采取什么措施？

（1）企業(yè)要建立崗位法律風(fēng)險(xiǎn)防控經(jīng)濟(jì)制度，印章管理崗位人員要簽訂法律風(fēng)險(xiǎn)崗位承諾書，明確印章管理崗位的法律風(fēng)險(xiǎn)防控職責(zé)；同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)印章管理崗位人員法律風(fēng)險(xiǎn)防范的教育，使其認(rèn)識(shí)到印章對(duì)企業(yè)管理的重要意義，不斷提高印章管理的技能和法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。

（2）企業(yè)要制定印章管理規(guī)定，指定印章歸口管理部門，明確企業(yè)各部門印章管理職責(zé)，明晰印章刻制、使用的業(yè)務(wù)流程，算是有規(guī)可依、有章可循。

（3）企業(yè)新注冊(cè)設(shè)立的單位在領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照后，應(yīng)直接到行政服務(wù)中心公安機(jī)關(guān)刻制印章并備案。企業(yè)臨時(shí)刻制印章，包括項(xiàng)目部印章，必須由印章管理部門統(tǒng)一指出，經(jīng)過法律部門、專業(yè)部門審查，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由印章管理部門統(tǒng)一在公安機(jī)關(guān)指定的單位刻制并備案。印章管理部門在印章交付使用前，應(yīng)下發(fā)印章啟用文件，未經(jīng)啟用的印章不能使用。

（4）企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的印章使用臺(tái)賬，制定印章使用申請(qǐng)表。申請(qǐng)使用印章的單位必須按印章管理規(guī)定遵守審批程序，經(jīng)過有權(quán)部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，印章使用單位應(yīng)填寫統(tǒng)一的用印登記表，企業(yè)文書人員對(duì)用印文件要認(rèn)真審查，審核與申請(qǐng)用印內(nèi)容、用印局?jǐn)?shù)是否一致，然后才能在相關(guān)文件上用印。用印時(shí)必須由印章保管人員親身用印，不能讓他人代為用印，同時(shí)不能讓印章離開印章保管人員的視線。

（5）印章保管人員必須加強(qiáng)對(duì)印章的保管，未經(jīng)企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時(shí)，必須指定監(jiān)印人隨同。印章遺失必須在*時(shí)間向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并取得報(bào)案證明，同時(shí)在當(dāng)?shù)鼗蝽?xiàng)目所在地報(bào)紙上刊登遺失聲明。

（6）禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等空白文件上蓋公章。如遇特殊情況時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理同意，而且公章使用人應(yīng)在《公章使用登記表》上寫明文件份數(shù)，在文件內(nèi)容實(shí)行后，應(yīng)終于進(jìn)行核準(zhǔn)登記。公章使用人作罷不再使用預(yù)先蓋章的空白文件、資料時(shí)，應(yīng)將文件、資料退回行政部(或辦公室)，辦理登記手續(xù)。在使用預(yù)先蓋章的空白文件、資料過程中，公章使用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的工作責(zé)任。

（7）企業(yè)必須經(jīng)常性檢查印章使用情況。企業(yè)印章管理部門應(yīng)按照印章管理規(guī)定組織法律、監(jiān)察等部門對(duì)所屬單位印章使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取相應(yīng)措施。

（8）企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目部印章、部門印章的使用管理，限定其用途和使用審批程序，嚴(yán)格按公司行政公章的使用程序要求各級(jí)印章保管和使用單位。項(xiàng)目部印章和部門印章要嚴(yán)格限定使用范圍，不能用于對(duì)外簽訂合同，不能在對(duì)外承諾、證明等材料上使用，必要時(shí)要將使用權(quán)限通知業(yè)主、貴金屬生產(chǎn)商等利益相關(guān)方。項(xiàng)目部和企業(yè)的部門要指定印章用印和保管人，建立使用臺(tái)賬，一定會(huì)允許外包方使用項(xiàng)目部印章。

（9）企業(yè)所屬部門發(fā)生變更或被撤銷后，印章統(tǒng)一管理部門必須收繳部門印章及用紋身錄；所屬分公司注銷后，在工商注銷手續(xù)完成后，必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、負(fù)責(zé)人名章等在內(nèi)的全部印章及用印歷史記錄；項(xiàng)目部關(guān)閉后，項(xiàng)目部印章及用印記錄必須全部上繳企業(yè)印章管理部門。企業(yè)印章管理部門會(huì)同法律部門將收繳的印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規(guī)定存檔。

（10）企業(yè)在遇到仿冒本單位或項(xiàng)目部印章的情況時(shí)，企業(yè)印章管理部門要及時(shí)將有關(guān)情況通報(bào)法律管理部門，由法律管理部門按法律規(guī)定和平解決。

基本過分如下：

首先，及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，追究仿冒人的義務(wù)；

其次，在相關(guān)報(bào)紙上發(fā)布澄清聲明，及時(shí)知會(huì)潛在客戶；

最后，及時(shí)通知仿冒合同的相對(duì)人，陳述相關(guān)事實(shí)，中止相關(guān)合同，如果相對(duì)人不予配合，要及時(shí)向當(dāng)?shù)胤ㄔ荷暾?qǐng)，通過法律途徑認(rèn)定合同無效，解除相關(guān)合同。

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